Tempo escasso?

Com 20 anos dedicados ao mercado editorial e treinando, nos últimos 5, mais de mil executivos, empresários, profissionais da saúde e de grandes grupos empresariais, posso afirmar que um dos maiores desafios do meio corporativo é conseguir delegar de forma correta.

Por Guto Kater

Por que é tão Difícil Delegar?

Primeiro, porque delegar implica “conferir poder e representatividade a alguém”. Aí está a barreira inicial. Vivemos reclamando que o ritmo está pesado, que temos muita responsabilidade nas costas, que não estamos dando conta do recado… Mas será que estamos preparados para “passar o bastão”?

Pode até parecer pouco, mas você já parou para verificar quanto tempo gasta com tarefas rotineiras, simples de serem realizadas e que, por algum motivo, ainda são feitas apenas por você?

Faça uma lista de tarefas que consomem seu dia e analise atentamente cada uma delas – talvez descubra que, entre elas, ainda existem muitas coisas que não precisavam ser feitas por você!

E por que Isso Acontece?

Porque temos dificuldades em delegar tarefas que possuam um significado emocional para nós; atividades que, em algum momento, nos renderam elogios por terem sido bem executadas por nós e que nos orgulham até hoje… Apegados, pensamos que só nós conseguimos executá-las com qualidade e, quanto mais ficamos apegados às tarefas rotineiras, menos tempo nos resta para fazermos outras tarefas importantes…

E você? Já parou para pensar no que pode fazer com o tempo que lhe restar quando determinadas tarefas estiverem sendo executadas por outras pessoas?

1 – Autorresponsabilidade

Se você é líder e as coisas não vão bem com sua equipe, entenda de uma vez por todas: “Isso é de sua responsabilidade”, ou, no linguajar mais popular, “a culpa é sua!”. Quando entendemos nosso papel de líder no contexto geral, as coisas fluem melhor. E nessa posição, não há espaço para o “vitimismo” – aquele processo no qual nos lastimamos aos quatro cantos, fazendo-nos de vítimas. Quando ouço líderes dizendo: “Minha equipe é difícil, não me obedece, não entende o que peço!”, geralmente minha resposta é imediata: “Enquanto enxergarmos os problemas nos outros, nós nos blindaremos de olharmos para dentro de nós mesmos e enxergarmos no que poderemos ser melhores”.

Esse sentimento geralmente ocorre de forma involuntária, pois as pessoas, via de regra, vivem ligadas no “piloto automático”. A dificuldade em parar e se autoavaliar talvez seja a causa principal dos resultados medianos que estão presentes na maioria das empresas!

2 – Você é Eficiente ou Eficaz?

Outro fator que contribui para essa realidade “mediana” das pessoas é a falta de compreensão entre “eficiência” e “eficácia”. As diferenças entre esses dois conceitos podem até parecer sutis, mas são muito relevantes. Peter Drucker, um dos maiores nomes da administração, é enfático ao afirmar: “Eficiência é ‘fazer certo as coisas’, eficácia é ‘fazer as coisas certas’”. E complementa: “O resultado depende de ‘fazer certo as coisas certas’”.

A cultura profissional brasileira, por sua vez, confunde esses termos e uma visão parcial disso pode resultar em grandes problemas; dentre eles, incluo delegar tarefas de forma inadequada. Somos viciados em “fazer coisas”. Estamos sempre ocupados, correndo atrás das coisas. Seja documentações, reuniões, novas oportunidades, apresentações de relatórios etc. Basta perguntar a um colaborador como estão as coisas e você provavelmente ouvirá: “Tá corrido”. Experimente, então, propor a contratação de um ajudante para realizar o serviço e 9 entre 10 colaboradores dirão que estão precisando mesmo disso.

Vilões do Tempo

Agora, será que o que esses colaboradores fazem ao longo do dia contribui para os resultados esperados ou eles, em geral, perdem tempo de qualidade com coisas menos importantes?

Por dez anos da minha vida, gerenciei a área comercial de grandes grupos editoriais e pude constatar isso nas equipes de vendas que coordenei! As tarefas principais de meus vendedores eram: agendar visitas, preparar o material de prospecção, visitar os clientes e trazer resultados… Regularmente cobrava minha equipe e conversava com os vendedores que não estavam atingindo as últimas metas, perguntando como estava o dia deles. Nem preciso dizer que eles me afirmavam que tudo estava “corrido”, que trabalhavam duro e que não entendiam o que estava acontecendo. Ao aprofundarmos um pouco mais, analisávamos os relatórios de visitas, o tempo que tinham passado em cada cliente e os resultados individuais por cliente. E na maioria das vezes, eles estavam sempre “fazendo as coisas” (iam aos clientes, mostravam produtos, divulgavam)… Um dia, chamei os vendedores que estavam batendo as metas, promovi um encontro deles em uma breve reunião de resultados e a pergunta que fiz para eles foi: “O que vocês têm feito de diferente que tem contribuído com seus resultados?”.

Aqueles vendedores que não batiam as metas, mas que, até então, estavam convictos de que trabalhavam muito e se dedicavam, começaram a refletir se o que estavam fazendo durante as visitas lhes traziam resultados… E chegaram à conclusão de que não, pois, caso contrário, estariam batendo as metas!!!

Então… Como Gerar Mais e Obter Melhores Resultados?

Esse é o ponto!!! Nós gostamos de nos sentir ocupados. É como se isso nos protegesse da necessidade de obter resultados, pois é muito frustrante sentir que nós não fizemos o suficiente… Então arrumamos coisas para fazer e nos apoiamos no surrado jargão “estamos trabalhando”… Agora trabalhar, trabalhar, trabalhar e constatar – no fim do mês – que seus resultados não foram suficientes é algo bom por acaso? É evidente que não!

Cientes disso, se treinarmos melhor nossa equipe para focar esforços naquilo que precisa ser feito, combatendo as “enrolações” e eliminando “desculpas” infundadas do nosso meio, com certeza obteremos mais resultados positivos em nossas empresas.

E a Pergunta que Vale Milhões…

Você realmente quer delegar mais para ter melhores resultados? Se a resposta for sim, parabéns! Então aprenda a delegar corretamente! Seja você o exemplo: na forma de se comunicar, na busca de resultados, gerindo seu tempo para fazer o que precisa ser feito. Assim, as pessoas enxergarão em você um verdadeiro líder!

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Guto Kater

Instrutor MasterMind, formado pela Fundação Napoleon Hill – Indiana/EUA.

Administrador de empresas pós-graduado em Gestão de Negócios e Marketing de Varejo pela FGV-SP.

Agente literário de grandes autores, foi diretor vice-presidente da Associação Nacional de Livrarias de 2008 a 2015.