O ambiente digital tornou-se o maior espaço de interação social nos últimos meses. Foi um ano de verdadeira maratona de lives e encontros virtuais no Instagram, no Youtube e outras plataformas digitais como Zoom e Google Meet. No ambiente corporativo, a alternativa foi substituir as reuniões presenciais pelos encontros à distância. Mas será que estamos preparados para usar essas ferramentas a nosso favor?

Uma matéria publicada no jornal El País já alertava para o fato de que as videoconferências chegam a causar mais desgaste e estresse do que as reuniões físicas. Essa fadiga mental acontece por três razões, basicamente:

1) As salas online exigem um esforço maior para prestar atenção. Você perde movimentos gestuais, torna-se mais difícil se expressar e compreender os demais;

2) O isolamento nos deixou mais distraídos, com um déficit de atenção acima do normal. Muita informação chegando a todo momento nos tira a concentração, e durante as reuniões pelo computador, ficamos mais propensos a olhar o celular, checar as redes sociais, responder e-mails, e no fim, não estamos 100% presentes em nenhuma das atividades;

3) A interação não flui de forma natural. As pessoas costumam falar ao mesmo tempo, é preciso interromper, a conexão falha, a imagem congela.

Enfim, lidar com todos esses fatores exige mais esforço físico e mental.

Se fôssemos lembrar de uma pessoa que jamais se habituaria a esse tipo de reunião remota, certamente seria o controverso Steve Jobs. Falecido em 2011, o fundador e CEO da Apple era conhecido por seu estilo minimalista, defensor da simplicidade e avesso às burocracias. Jobs era adepto aos encontros presenciais, e só reunia na mesma sala grupos pequenos, de pessoas consideradas essenciais àquela discussão.

Uma das técnicas mais efetivas implantadas por ele na companhia, e depois replicadas no mundo corporativo, foi a criação do DRI (Directly Responsible Individual), em português, indivíduo diretamente responsável. Em qualquer reunião, as pessoas só deixavam a sala com uma lista de tarefas pelas quais se tornavam responsáveis. Dessa forma, todos têm foco, metas, e sabem exatamente qual é o seu papel dentro de um projeto.

É certo que as reuniões remotas nos permitem ganhar um tempo enorme em deslocamento, podem ser feitas de qualquer lugar, inclusive pelo celular, além de reduzir custos, agilizar processos e a tomada de decisões. Mas é possível tornar essa forma de trabalho mais produtiva e menos desgastante para todos. Pense nisso:

– Reduza o número de reuniões, e dê pausas maiores entre uma e outra. Faça a pergunta: eu resolveria isso com um telefonema ou e-mail?

– Convide as pessoas realmente necessárias à reunião. Restrinja o número de participantes.

– Compartilhe a pauta da reunião com antecedência. Assim todos se organizam melhor, preparam as perguntas e o tempo será otimizado;

– Defina um tema central: evite discutir muitos tópicos em uma mesma reunião. Estabeleça prioridades e controle o tempo de cada item a ser discutido.

– Aprenda a dizer não, se a reunião não fizer sentido, se achar que não irá contribuir ou sua presença não for imprescindível;

– Peça aos participantes para desligarem celulares e, se possível, notebooks;

– Experimente fazer reuniões em pé: essa técnica é usada em metodologias ágeis de gestão, e esse tipo de reunião chama-se Daily Scrum. A equipe se reúne por 15 minutos para discutir o que será feito no dia, e se algo ficou para trás no dia anterior, qual foi o motivo do atraso? A tomada de decisão costuma ser rápida, e o processo é de total transparência.

– Estudos na área da neurociência indicam que só conseguimos nos manter concentrados por 10 a 18 minutos, no máximo. Por isso, reuniões curtas são produtivas. Sendo assim, fica a dica: melhor estabelecer encontros mais rápidos, com menos pessoas. Reserve alguns minutos para cada uma delas falar, e certifique-se que esse tempo seja respeitado por todos.

Gostou? Conte pra gente, depois, quais mudanças positivas você conseguiu fazer na sua rotina de reuniões!

Eduardo Mendes é sócio do grupo Master Mind Brasil, especialista em Gestão Estratégica e Liderança pela University of California, San Diego – School of International Relations and Pacific Studies.

Referências:

https://brasil.elpais.com/brasil/2020-05-06/por-que-as-videoconferencias-nos-esgotam-psicologicamente.html

https://teamworkiq.com/steve-jobs-dri-get-better-results-everyday/

https://economia.uol.com.br/blogs-e-colunas/coluna/reinaldo-polito/2021/03/16/nao-faca-reunioes-a-distancia-como-se-fossem-presenciais.htm